Videokonferenz mit Microsoft Teams - So arbeiten wir morgen. (2022)

Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten, chatten Sie im gleichen Fenster über die Inhalte und starten Sie auf Wunsch mit einem Klick eine Videokonferenz mit Microsoft Teams! Durch Microsoft Teams können Online- Videokonferenzen auf einem neuen Niveau durchgeführt werden. Es können Videobesprechungen, Team-Meetings oder große Live-Events geplant und veranstaltet werden. Die Teilnehmer Kapazität liegt hier bei bis zu 10.000 internen und externen Teilnehmern. Ihrer Besprechung sind also keine Grenzen gesetzt. Wir zeigen Ihnen, wie das geht!

Microsoft Teams Meeting erstellen

Um ein Teams Meeting zu erstellen, öffnen Sie die App oder nutzen Sie die Webdarstellung. Klicken Sie in der linken Spalte auf das Kalender Symbol. Nun haben Sie die Möglichkeit, eine neue Besprechung zu planen. Suchen Sie sich hierfür einen geeigneten Termin und die passende Uhrzeit aus.

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Jetzt öffnet sich die Microsoft Teams Planungshilfe. Die Planungshilfe unterstützt Sie, Schritt für Schritt, bei der Planung Ihrer Teams Videokonferenz. Wählen Sie einen passenden Titel und fügen Sie die gewünschten Teilnehmer hinzu. Durch den Planungsassistent sehen Sie, ob die jeweiligen Teilnehmer zu Ihrem Termin verfügbar sind.

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Wenn Sie alle Inhalte eingegeben haben, drücken Sie ganz einfach auf Speichern. Das Planungsformular wird geschlossen und der Termin ist eingestellt. Alle angegebenen Teilnehmer bekommen eine Einladung in ihrem Microsoft Outlook Postfach.

Microsoft Teams und Outlook sind verknüpft. Dadurch wird die geplante Besprechung in beiden Tools angezeigt.

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Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, eine Teams Besprechung aus Outlook zu planen. Hierfür öffnen Sie den Kalender am untern linken Bildschirmrand. Hier können Sie nun direkt über den Button „Neue Teams-Besprechung“ eine Videokonferenz planen. Sie können aber auch über den Kalender einen Termin auswählen. Auch hier öffnet sich eine Maske, in der Sie alle wichtigen Informationen eintragen können. Drücken Sie anschließend einfach auf den Button „Teams Besprechung“ und der Termin wird in einen Webcall umgewandelt. Drücken Sie auf Speichern und auch dieser Termin ist in beiden Tools zu finden.

An Microsoft Teams Besprechung teilnehmen

Die Voraussetzung um an einer Teams Videokonferenz teilzunehmen, ist eine geschäftliche oder private E-Mail-Adresse. Haben Sie eine Teams Termineinladung erhalten, können Sie per Webbrowser oder App an der Besprechung teilnehmen. Klicken Sie hierfür einfach auf den Link „An Microsoft Teams Besprechung teilnehmen“. Sie finden den Link in der Einladungsmail oder direkt im Termin in Ihrem Kalender. Es öffnet sich Microsoft Teams und durch das Klicken auf „Jetzt Teilnehmen“ startet die Besprechung.

Hier können Sie eine ausführliche Beschreibung lesen. An Microosft Teams Besprechung Teilnehmen.

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Microsoft Teams Besprechungen aufzeichnen

Während der Besprechung haben Sie die Möglichkeit, das Meeting für Dokumentationszwecke aufzuzeichnen. Somit können Audio-, Video- und Bildschirmfreigaben festgehalten werden. Die Videoaufzeichnung erfolgt in der Cloud und wird in Microsoft Stream gespeichert. Somit haben Sie die Möglichkeit, die Aufzeichnung in Ihrer Organisation sicher freizugeben. Sobald sie eine Besprechung gestartet haben, kann die Aufzeichnung gestartet werden. Klicken Sie auf die drei Punkte im oberen Bildschirmrand. Es öffnen sich „Weitere Optionen“. Hier können Sie die Aufzeichnung starten.

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Nun werden alle Teilnehmer benachrichtigt, dass die Aufzeichnung gestartet wurde. Im besten Falle fragen Sie die Teilnehmer vorab, ob eine Aufzeichnung für alle in Ordnung ist.

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Um die Aufzeichnung zu beenden, gehen Sie wieder auf „Weitere Optionen“ und klicken Sie auf Aufzeichnung beenden.

In Teams Videokonferenz den Bildschirm teilen

Microsoft Teams ermöglich die Audio-, Video- und Bildschirmfreigabe in hoher Qualität und mit der bewährten Sicherheit und Compliance von Office 365.

Es ist immer schön, Besprechungen mit Bildern, Dokumenten oder Statistiken zu untermauern. Durch die Bildschirmfreigabe haben Sie die Möglichkeit, allen Teilnehmern dieselben Inhalte zur Verfügung zu stellen.
Somit können Sie eine Agenda, eine Präsentation oder einen Inhalt Ihrer Wahl freigeben und alle Teilnehmer sind auf dem selben Stand. Am besten deaktivieren Sie vor der Bildschirmfreigabe E-Mail- und Telefon-Messaging-Programme, damit Sie keine unerwünschten Benachrichtigungen erhalten.

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Um den Bildschirm freizugeben, klicken Sie einfach auf das Symbol für Bildschirm teilen. Videokonferenz mit Microsoft Teams - So arbeiten wir morgen. (8)Sie haben auch die Möglichkeit, über die TastenkombinationSTRG+Umschalt+E einen Inhalt zu teilen. Jetzt können Sie den gesamten Bildschirm freigeben oder nur einzelne Anwendungen oder Seiten übertragen. Hier können Sie mehr über das Bildschirm-teilen in Microsoft Teams erfahren.
Microsoft Teams Bildschirm teilen

Chat und die Besprechungsnotizen

Während der gesamten Besprechung haben Sie die Möglichkeit, mit allen Teilnehmern in einem gesonderte Chat zu kommunizieren.

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Zusätzlich können Sie direkt in Teams Besprechungsnotizen erstellen. Klicken Sie hierfür auf das Menü und wählen „Besprechungsnotizen anzeigen“. Hier können Sie die Besprechungsnotizen starten. Die Besprechungsnotizen können bearbeitet und formatiert werden. Durch @-Erwähnungen können Teilnehmer direkt benannt werden. Nach dem Meeting können die Notizen veröffentlicht und heruntergeladen werden.

In Teams Videokonferenz den Hintergrund ändern

Wer kennt es nicht: Man möchte während eines Meetings einen professionellen Eindruck hinterlassen, aber der Ausblick auf das unaufgeräumte Büro, Poster an der Wand oder wichtige Inhalte stört die Fokussierung. Microsoft Teams ermöglicht Ihnen, den Hintergrund in einer Videokonferenz unscharf zu stellen. Dadurch sind alle Elemente aus dem Hintergrund nicht mehr zu erkennen.

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Aktivieren Sie die Funktion am besten bevor Sie an der Teams Besprechung teilnehmen. Klicken Sie unter Audio- und Videoeinstellungen auf Weichzeichner und verschieben Sie den Weichzeichungs-Regler.
Läuft die Besprechung bereits, können Sie Ihren Bildschirm über die „Weiteren Optionen“ unter dem Punkt „Video mit Weichzeichner starten“ einstellen.

Endlich ist es soweit und alle User von Microsoft Teams haben die Möglichkeit, Hintergründe in Ihrem Video einzublenden. Ab jetzt ist es möglich, aus verschiedenen Hintergründen zu wählen. Es gibt 24 vorgefertigte Hintergründe, die Sie einsetzen können. Ob am Strand, im Loft oder in einem Cartoon. Sie können selbst entscheiden, an welchen Ort Sie sich befinden. Sie können auch einen eigenen Hintegrund einfügen. Lesen sie jetzt, wie Sie ganz einfach in Microsoft Teams Ihren Hintergrund ändern. Teams Hitergrund ändern

Das Whiteboard in Microsoft Teams

In jeder Teamsbesprechung gibt es die Möglichkeit, ein Whiteboard zu nutzen. Alle Teilnehmer können hier in Echtzeit Inhalte skizzieren, freigeben und austauschen.

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Um das Whiteboard zu aktivieren, klicken Sie einfach auf das Symbol „Freigeben“ und dann auf Microsoft Whiteboard. Sie wollen mehr über das Whiteboard in Microsoft Teams erfahren? Hier gibt es viele Tipps & Tricks im Umgang mit dem Whiteboard von Microsoft. Whiteboard in Microsoft Teams

Sofortbesprechung starten

Neben den geplanten Teams Videokonferenzen haben Sie die Möglichkeit, eine spontane Sofortbesprechung durchzuführen.

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Klicken Sie hierfür einfach in Microsoft Teams auf das Kalendersymbol und wählen Sie dann in der oberen rechten Ecke auf den Punkt „Jetzt besprechen“. Nun können Sie der Besprechung einen Titel geben und auswählen, ob Sie nur Audio oder auch das Video verwenden möchten. Ist alles eingestellt, klicken Sie direkt auf „Jetzt teilnehmen“ und das Meeting kann starten.

Unter Personen in der oberen rechten Ecke haben Sie nun die Möglichkeit, Teilnehmer einzuladen. Geben Sie einfach den Namen der Person ein, wählen diese aus und die Person erhält einen Anruf. Sie können ebenfalls den Besprechungslink kopieren und Ihn an die jeweiligen Teilnehmer senden.

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Mit dem Einsatz eines Headsets kann man Sie deutlich besser verstehen, Ihre eigene Stimme wird abgedämpft und Hintergrundgeräusche werden rausgefiltert. Alle Dicide-Mitarbeiter arbeiten mit dem Jabra Evolve 75 MS Wireless Stereo On-Ear Headset.*

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Wir beraten und schulen Microsoft Teams

Wenn Sie mehr über Videokonferenzen mit Microsoft Teams erfahren möchten, Beratung oder Schulung benötigen, dann sprechen Sie uns gerne an. Wir helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer internen Prozesse und der auf Sie am besten zugeschnittenen Lösung zum Einsatz von Teams.

Weitere Beiträge zu Microsoft-Teams finden sie hier:

  • Microsoft Teams – Teamarbeit leicht gemacht
  • Vom Festnetztelefon zur integrierten Telefonielösung mit Microsoft Teams
  • Mit Microsoft Teams 30 Millionen Dollar sparen

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Author: Velia Krajcik

Last Updated: 11/16/2022

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