Meetings mit Microsoft Teams und Microsoft 365 erstellen (2022)

Meetings in Microsoft Teams und Microsoft 365 zu erstellen, erscheint denkbar einfach, aber der Teufel steckt im Detail. Die einzelnen Apps befinden sich stetig in der Weiterentwicklung, sodass deren Zusammenspiel die eine oder andere Stolperfalle bereithält. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen dabei helfen, unvorhergesehene Hürden beim Erstellen von Meetings zu überwinden, damit Sie die Möglichkeiten des Microsoft 365-Universums voll und ganz ausschöpfen.

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Meeting-Optionen mit Microsoft Teams und Microsoft 365

Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung, um Meetings in Microsoft Teams und Microsoft 365 zu erstellen. Jede bietet Vor- und Nachteile. Je Anwendungsfall entspricht die eine oder andere eher Ihren Bedürfnissen. Wir gehen in jedem Fall davon aus, dass es sich um eine Teams-Besprechung handelt.

#1 Sie erstellen eine Besprechung direkt aus Ihrem Teams-Kalender heraus und weisen sie keinem Kanal zu.

#2 Sie planen eine Besprechung direkt aus Ihrem Teams-Kalender heraus und verknüpfen sie mit einem Kanal.

#3 Ganz klassisch: Sie legen eine Besprechung in Outlook an und machen anschließend eine Teams-Besprechung daraus.

3 Phasen für Meetings in Microsoft Teams und Microsoft 365

Unabhängig vom Erstellen der Meetings haben Sie in der Regel drei Phasen, die für Besprechungen essenziell wichtig sind:

Phase #1 die Vorbereitung,

Phase #2 die Durchführung und

Phase #3 die Nachbereitung der Besprechung

Phase #1: Die Vorbereitung der Microsoft Teams-Besprechung

Zuallererst müssen Sie einen Termin mit allen Teilnehmenden abstimmen. Der klassische Weg führt über den Planungsassistenten, der es Ihnen erlaubt einen Termin auf Basis der Terminkalender aller Teilnehmer:innen zu erstellen. Diese Funktion gibt es sowohl in Outlook als auch in Microsoft Teams. Egal, ob Sie den Desktop-Client, die mobile App oder die Webanwendung benutzen. Reibungslos funktioniert das im Zweifelsfall aber nur mit Personen aus Ihrer Organisation. Nehmen Externe an dem Meeting teil, können Sie deren Kalender wahrscheinlich nicht einsehen. Dann ist nur Ihr Vorschlag als Terminoption über den Planungsassistenten verfügbar.

Terminplanung mit Microsoft Outlook und FindTime

Abhilfe schafft das Microsoft Outlook Add-In „FindTime“. Mit dieser Erweiterung können Sie allen Teilnehmer:innen – auch Externen – ausgewählte Zeiten vorschlagen und dazu abstimmen lassen. Anhand der Antworten wird der passendste Termin ausgewählt und direkt als (Teams-) Besprechung in Ihren Kalender übertragen.

Um FindTime zu nutzen, fügen Sie es lediglich zu Ihren Add-Ins hinzu. Dann können Sie einfach eine neue E-Mail oder einen Termin mit den Teilnehmenden erstellen. Je nach verwendeter App befindet sich FindTime an unterschiedlichen Stellen.

In der Microsoft Outlook Web-App finden Sie FindTime im Dropdownmenü.

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Im Kalender der Microsoft Outlook Web-Anwendung finden Sie FindTime rechts neben den Kategorien im Dreipunkt-Menü.

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Im Kalender der Microsoft Outlook Desktop-App finden Sie FindTime im Besprechungsmenü rechts außen.

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Unabhängig von der Microsoft-App öffnet sich am rechten Rand ein Auswahlfenster für Ihre Terminvorschläge.

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Haben Sie einen passenden Termin gefunden, wird dieser direkt als Teams-Besprechung in Ihrem Kalender angelegt und eine entsprechende Einladung an die Teilnehmenden verschickt. Den Termin können Sie im Nachhinein wie gewohnt bearbeiten.

Besprechungen aus Microsoft Teams heraus erstellen

Möchten Sie Besprechungen direkt aus Microsoft Teams heraus planen, steht Ihnen FindTime nicht zur Verfügung. Für geplante Besprechungen mit oder ohne Bezug zu einem Kanal nutzen Sie den bereits erwähnten Terminplanungs-Assistenten, hier fügen Sie wie gewohnt die Teilnehmer:innen hinzu und verschicken den Termin.

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Der Sonderfall: Kanalbesprechungen in Microsoft Teams

Wenn Sie eine Kanalbesprechung in Microsoft Teams anlegen, wird diese im Kanal gepostet, ist für alle Mitglieder sichtbar und alle können der Besprechung beitreten. ABER: Für Interne wird weder ein Kalendereintrag erzeugt noch eine Benachrichtigung per E-Mail verschickt. Dementsprechend erscheint auch kein freundlicher Reminder x-Minuten vor dem Termin. Nur Externe erhalten eine Einladung, in der sie zu- oder absagen können und erhalten vor dem Termin eine freundliche Erinnerung. Zusätzlich haben Sie als Organisator:in keinen Überblick darüber, welche Teilnehmer:innen wirklich am Termin teilnehmen oder nicht. Das ist legitim, sollte Ihnen aber bewusst sein. Möchten Sie wiederum einen Kalendereintrag bei den Mitgliedern erzeugen und eine Benachrichtigung verschicken sowie eine Zu- oder Absage erhalten, dann müssen Sie die Teilnehmer:innen explizit zur Besprechung hinzufügen.

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Inhalte für Meetings in Microsoft Teams vorbereiten und teilen

Im nächsten Schritt ist es ratsam Ihren Termin organisatorisch und inhaltlich vorzubereiten. Möchten Sie eine Agenda erstellen, notwendige Dateien sammeln und speichern, Umfragen für Stimmungsbilder vorbereiten, ein digitales Whiteboard nutzen oder je nach Termin die Teilnehmer:innen in unterschiedliche Gruppen einteilen? Für all diese Schritte bietet Microsoft entsprechende Tools an. Bei Terminen, die aus Outlook oder dem Teams-Kalender heraus erstellt wurden, werden die Registerkarten Chat, Dateien, Details, Terminplanungs-Assistent, Besprechungsnotizen, Whiteboard, Anwesenheit und Gruppenräume angelegt. Sie haben außerdem die Möglichkeit weitere Registerkarten hinzuzufügen.

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Besprechungen mit Kanalbezug

Anders sieht es bei Besprechungen aus, die mit Bezug zu einem Kanal angelegt wurden. Hier sehen Sie lediglich die Registerkarten Chat, Details, Terminplanungs-Assistent und Gruppenräume. Außerdem haben Sie nicht die Möglichkeit weitere Registerkarten zum Termin hinzuzufügen. Die Philosophie dahinter ist, dass alle notwendigen Registerkarten bereits im Kanal selbst angelegt sind, weshalb Sie diese nicht noch einmal im Termin anlegen müssen. Links zu den jeweiligen Ordnern, Notizbüchern und allem was Sie für Ihre Besprechung brauchen, müssen Sie in den Besprechungsdetails oder im Chat posten. Es sei denn, allen Teilnehmer:innen ist bereits bewusst, wo sie diese Dinge finden.

Das klingt jetzt wahrscheinlich ein wenig umständlich, aber Kanalbesprechungen haben einen großen Vorteil: Sie haben alles an einem Ort. Vor allem werden Dokumente im Kanal und nicht im privaten Speicher der Besprechungsorganisator:innen gespeichert. Das bedeutet weniger Suchaufwand und weniger Nacharbeiten, wie zum Beispiel das Verschieben von Dateien von einem privaten an einen zentralen Speicherort.

Die Meeting-Agenda

Sie haben verschiedene Möglichkeiten einen Meeting-Agenda zu erstellen. Zum einen gibt es den Reiter „Agenda“ im Microsoft Teams-Termin. Hierbei handelt es sich im Grunde um ein Teams-Wiki, das direkt mit dem Meeting verknüpft ist. Wir raten jedoch von der Nutzung der Teams-Agenda ab und empfehlen Ihnen stattdessen Microsofts Notiz-App OneNote. Mit Microsoft OneNote können Sie die Notizen unabhängig vom Termin verwalten und teilen. Sie können eine OneNote-Seite direkt als Registerkarte in den Termin einbinden oder ein OneNote nutzen, das bereits in einen Kanal eingebunden ist.

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Dateien sammeln und richtig speichern

Je nach Art des Termins gibt es Dateien, die Sie zeigen, besprechen oder gemeinsam bearbeiten möchten. Dokumente für Besprechungen sammeln Sie direkt im Termin unter der Registerkarte „Dateien“. Diese können Sie aus Ihrem privaten OneDrive oder lokal von Ihrem Rechner hochladen. Geteilte Dateien liegen in Ihrem privaten Bereich in SharePoint. Planen Sie hingegen eine Kanalbesprechung können Sie die Dokumente zentral unter der Registerkarte „Dateien“ des Kanals ablegen, müssen diese dafür aber manuell in der Besprechung verlinken.

Microsoft Whiteboard für Besprechungen nutzen

Microsoft bietet ein eigenes Whiteboard-Tool an, dass stetig weiterentwickelt wird und mittlerweile gut für organisationsinterne Meetings geeignet ist. Auf vorbereiteten und freigegebenen Whiteboards können Teilnehmer:innen direkt arbeiten. Wirklich alle? Leider nein. Aktuell ist es für Externe noch nicht möglich auf das Whiteboard Ihres Unternehmens zuzugreifen. Microsoft arbeitet daran, aber noch ist nicht absehbar, wann der Zugriff von extern möglich sein wird. Daher können wir den Einsatz von Microsoft Whiteboard derzeit nur eingeschränkt - nämlich innerhalb Ihrer Organisation - empfehlen.

Gruppenräume in Microsoft Teams einrichten

Möchten Sie in Ihrer Besprechung mit unterschiedlichen Personen an verschiedenen Themen arbeiten? Dann empfehlen wir Ihnen Gruppenräume zu nutzen, die Sie im Vorfeld – das funktioniert nur mit der Desktop-App - oder live während der Besprechung anlegen. Oder aber Sie lassen die Teilnehmenden automatisch von Microsoft Teams einteilen. Wenn Sie möchten, setzen Sie ein Zeitlimit für die Gruppenräume, um die Arbeit effizient zu gestalten. Es liegt ganz bei Ihnen.

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Phase #2: Durchführung der Microsoft Teams-Besprechung

Nach der Vorbereitung geht es an die konkrete Durchführung Ihrer Microsoft Teams-Besprechung. Je mehr Sie vorbereiten können, umso entspannter wird es für Sie als Organisator:in. Posten Sie notwendige Links im Gruppenchat, bestimmen Sie unter Umständen eine Person, die Protokoll führt und starten Sie Ihre Besprechung.

Aufgaben mit Microsoft Planner und Microsoft To Do verwalten

Ergeben sich während der Besprechung Aufgaben, die von verschiedenen Personen bearbeitet und über deren Status Sie den Überblick behalten möchten, empfehlen wir Ihnen Microsoft Planner zu nutzen. Die Microsoft-App sammelt im Kanban-Stil alle Aufgaben zentral an einem Ort. Sie können Personen Aufgaben zuweisen, priorisieren, ein Zieldatum festlegen und Kommentare hinzufügen. Der Staus ist zu jeder Zeit zentral für alle Beteiligten einsehbar. Ergänzen Sie diese mit Beschreibungen, Unteraufgaben, Bildern und dazu gehörigen Dateien. Die Teilnehmenden können ihre Aufgaben filtern und entsprechend erledigen.

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Für die Verwaltung persönlicher Aufgaben, gibt es Microsoft To Do. Im Reiter „Mir zugewiesen“ erscheinen alle Aufgaben, die den Teilnehmer:innen aus verschiedenen Plannern, zugewiesen wurden. Unter dem Reiter „Gekennzeichnete E-Mail“ finden sich darüber hinaus alle E-Mails, die aus Outlook heraus in Aufgaben umgewandelt wurden.

Microsoft Planner und Microsoft To Do lassen sich auch in Teams integrieren. Suchen Sie in den Teams-Apps einfach nach „Tasks von Planner und To Do“ und fügen Sie diese zu Ihrer Seitenleiste in Microsoft Teams hinzu. Jetzt können Sie Ihre Aufgaben direkt aus Teams heraus verwalten.

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Phase #3: Microsoft Teams-Besprechungen nachbereiten

Wenn Sie die richtigen Microsoft-Apps für Ihre Meetings benutzen, geht Ihnen die Nachbereitung leicht von der Hand.
Je nachdem ob es sich um eine Kanalbesprechung oder eine Besprechung ohne Kanalbezug handelt, müssen Sie unterschiedlich vorgehen.

Kanalbesprechungen in Microsoft Teams

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Tools, wie zum Beispiel Microsoft OneNote oder das benötigte Dokument als Registerkarte in den Kanal eingebunden sind. Dann sind Sie mit der Nachbereitung im Grunde auch schon fertig. Notizen sind in OneNote und Aufgaben in Planner festgehalten. Beide Apps sind über entsprechende Registerkarten im Kanal zu finden. Wenn Sie Ihre Besprechung aufgezeichnet haben, wird die Aufzeichnung automatisch im Kanal gepostet und alle Kanalmitglieder können darauf zugreifen – auch Kolleg:innen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

Microsoft Teams-Besprechungen ohne Kanalbezug

Haben Sie die Besprechung ohne einen Kanalbezug organisiert und Dateien in der Besprechung abgelegt, stellt sich die Frage, wo Sie diese anschließend speichern. Bleiben sie in Ihrem privaten OneDrive oder werden Sie einem Team oder Kanal zugeordnet? Wenn ja, welchem? Müssen Sie dazu vielleicht einen neuen Kanal oder ein neues Team erstellen? Wenn Sie das Meeting aufgezeichnet haben, empfehlen wir Ihnen, die Aufzeichnung für alle zentral zur Verfügung zu stellen - auch für die Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

Meetings mit Microsoft Teams und Microsoft 365 planen: Unsere Empfehlung

Gewusst wie: Sie kennen nun die verschiedenen Wege und Microsoft-Apps, inklusive der damit verbundenen Stolperfallen, um effiziente Meetings mit Microsoft Teams und Microsoft 365 zu planen.

Welcher Weg und welche Microsoft-App für Ihr Unternehmen geeignet ist, wissen Sie am besten. Wir können Ihnen abschließend empfehlen, immer dann eine Kanalbesprechung zu planen, wenn Sie potenziell alle Mitglieder des Kanals ansprechen möchten. Für ein wöchentliches Team- oder Planungsmeeting ist dieser Weg bestens geeignet.

Planen Sie eine Besprechung mit einem bestimmten Personenkreis und vielleicht sogar mit Externen, gestaltet sich die Terminfindung eher schwierig. Dann empfehlen wir Ihnen, einen Termin über Outlook zu planen. Behalten Sie nur im Hinterkopf, dass Sie Ihre Dateien nach der Besprechung ordentlich ablegen, um eine chaotische und unstrukturierte Dateiablage zu vermeiden.

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Author: Prof. Nancy Dach

Last Updated: 09/20/2022

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