HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (2022)

Zuletzt aktualisiert am: Oktober 10, 2022

Verknüpfen Sie Ihr Microsoft Teams-Konto mit HubSpot, um Ihren Kontakten Microsoft Teams-Meeting-Links zu senden und HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu erhalten. Sobald Microsoft Teams mit HubSpot verknüpft ist, wird der HubSpot-Bot zu Ihrem Microsoft Teams-Konto hinzugefügt.

Wenn Sie Feedback zu dieser Integration haben, verwenden Sie dieses Formular, um Vorschläge, Wünsche oder Ideen zu übermitteln.

Hinweis:

  • Es ist nicht möglich, eine persönliche Version eines Microsoft Teams-Kontos mit HubSpot zu verbinden.
  • Es ist nicht möglich, denselben Microsoft Teams-Account in verschiedenen HubSpot-Rechenzentrenzu installieren.

Vor dem Start

Bevor Sie HubSpot und Microsoft Teams verbinden, stellen Sie sicher, dass die HubSpot-App in Microsoft Teams nicht blockiert ist und dass HubSpot auf der Whitelist steht.

  • Navigieren Sie zum Microsoft Teams-Verwaltungszentrum.
  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Team-Apps > Apps verwalten.
  • Suchen Sie nach „HubSpot“.
  • Klicken Sie auf die HubSpot-App und setzen Sie den Status auf Erlaubt.
HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (1)
  • Klicken Sie anschließend in der linken Seitenleiste auf Berechtigungsrichtlinien.
  • Vergewissern Sie sich, dass die HubSpot-App gemäß der Berechtigungsrichtlinie Ihres Unternehmens zugelassen ist.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (2)

Integrationsanforderungen

Es gibt zwei Installationsarten für Microsoft Teams. Unabhängig davon, welche Installationsart Sie wählen, installieren Sie die Integration für alle Benutzer in Ihrem HubSpot-Portal.

Bitte beachten: Sie müssen ein Super-Admin sein oder überApp Marketplace-Berechtigungen in Ihrem HubSpot-Account verfügen. Sie müssen ein Global Admin für Microsoft Teams sein, um die Version für die vollständige Installation zu installieren.

Wenn Sie Ihr Microsoft Teams-Konto mit HubSpot verknüpfen, werden Sie aufgefordert, die folgenden App-Berechtigungen zu autorisieren.

  • Für die vollständige Installation:
    • Organisationsinformationen lesen: erforderlich für die Integration, um den Namen der Organisation abzurufen.
    • Vollständige Profile aller Benutzer lesen: erforderlich für die Integration, um grundlegende Informationen über Benutzer abzurufen.
    • Alle Gruppen lesen: erforderlich für die Integration, um eine Liste der Teams abzurufen.
    • Online-Meetings lesen und erstellen: erforderlich für die Integration, um Online-Meetings zu erstellen.
    • Alle Gruppenmitgliedschaften lesen: erforderlich für die Integration, um grundlegende Informationen über die Mitglieder eines Teams zu lesen.
    • Kanäle erstellen: erforderlich für die Integration, um Kanäle als Teil der Workflow-Kanal-Erstellungsfunktion zu erstellen.
    • Namen, Beschreibungen und Einstellungen aller Kanäle lesen und schreiben: erforderlich für die Integration, um eine Liste von Kanälen zu lesen.
    • Zulassen, dass Teams-App sich selbst für alle Teams verwaltet: erforderlich für die Integration zur Installation des HubSpot-Bots bei Teams.
    • ulassen, dass Teams-App sich selbst für alle Benutzer verwaltet: erforderlich für die Integration, um den HubSpot-Bot bei den Benutzern zu installieren.
    • Anmelden und Benutzerprofil lesen: erforderlich für die Integration, um die Microsoft-Teams-Benutzer-ID und die E-Mail des sich anmeldenden Benutzers zu lesen.
  • Für eingeschränkte Installation:
    • Ihre Online-Meetings lesen und erstellen: erforderlich für die Integration, um Online-Meetings zu erstellen.
    • Zulassen, dass die Teams-App sich selbst für Sie verwaltet: erforderlich für die Integration zur Installation des HubSpot-Bots beim Benutzer.
    • Sie anmelden und Ihr Profil lesen: erforderlich für die Integration, um die ID und die E-Mail des sich anmeldenden Benutzers zu lesen.

Bitte beachten Sie HubSpot greift auf die Microsoft Teams-Benutzer-ID, die Team-IDs und den privaten Chat zu, an die der HubSpot-Bot Benachrichtigungen sendet.

Microsoft Teams-App installieren

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol (marketplace) und gehen Sie dann zu Apps.
  • Suchen Sie nach der Microsoft Teams-Integration und wählen Sie in den Ergebnissen Microsoft Teams aus.
  • Klicken Sie oben rechts auf „App installieren“.
  • Bevor Sie eine Installationsoption auswählen, sollten Sie sich die Unterschiede im Dialogfeld ansehen.
  • Wählen Sie die Option „Vollständige Installation“ oder „Eingeschränkte Installation“ und klicken Sie dann auf „App installieren“.
HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (3)

Bitte beachten: Workflows sind nicht verfügbar, wenn Sie die eingeschränkte Installation wählen.

  • Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Microsoft Teams-Konto anzumelden. Geben Sie Ihre Microsoft Teams-Anmeldedaten ein.
Wenn Sie die Option „Eingeschränkte Installation“ gewählt haben, werden Sie zu den Einstellungen für die mit Microsoft Teams verknüpfte App weitergeleitet und können die App mit HubSpot nutzen. Um zu ändern, welches Microsoft Teams-Benutzerkonto mit Ihrem HubSpot-Benutzer verknüpft ist, klicken Sie auf die Registerkarte „Benutzerkonto“ und dann auf das Dropdown-Menü „Verknüpftes Konto bearbeiten“.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (4)

Wenn Sie „Vollständige Installation“ ausgewählt haben, überprüfen Sie die erforderlichen Berechtigungen und klicken Sie dann auf „Zulassen“. Sie werden zu den Einstellungen der mit Microsoft Teams verknüpften App weitergeleitet, wo Sie die Verknüpfung von Teams mit HubSpot und die Einrichtung Ihres Benutzerkontos abschließen können.
  • Um Teams für die Synchronisierung mit HubSpot auszuwählen, klicken Sie auf die Registerkarte „Verknüpfte Teams“.
    • Um alle Teams von Microsoft Teams mit HubSpot zu synchronisieren, klicken Sie auf „Alle Teams verknüpfen“.
    • Um ein bestimmtes Team mit HubSpot zu verknüpfen, klicken Sie neben dem Teamnamen auf den Schalter „Verknüpfen“.
  • Wenn Sie der Benutzer sind, der die Integration installiert hat, können Sie die Teams einschränken, die HubSpot-Benutzer anzeigen können, indem Sie das Kontrollkästchen „Anzeigen“ aktivieren. Damit alle Benutzer neu erstellte Teams standardmäßig sehen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Sichtbarkeit für neu erstellte Teams standardmäßig aktivieren“.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (5)

  • Um Ihr Microsoft Teams-Benutzerkonto mit Ihrem HubSpot-Benutzer-Account zu verknüpfen, klicken Sie auf die Registerkarte „Benutzerkonto“. Sie müssen diesen Schritt ausführen, um Microsoft Teams-Meeting-Links zu Ihren HubSpot-Meeting-Links hinzuzufügen, HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu erhalten und benutzerdefinierte Workflow-Aktionen für Teams zu erstellen. Benutzer können den Bot entweder manuell installieren (von Microsoft Teams aus) oder ihr verknüpftes Konto in HubSpot aktualisieren, um den HubSpot-Bot automatisch zu installieren.

Bitte beachten Sie: Jeder Benutzer muss die folgenden Schritte ausführen, um sein Microsoft Teams-Benutzerkonto mit seinem HubSpot-Benutzer-Account zu verknüpfen.

    • Klicken Sie auf „Konto verknüpfen“.
    • Geben Sie im rechten Bereich im Feld „Microsoft Teams-Konto“ Ihre Microsoft Teams-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf „Verknüpftes Konto aktualisieren“.HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (6)
    • Es wird eine Bestätigungsnachricht an Ihr Microsoft Teams-Konto gesendet. Navigieren Sie zu Microsoft Teams, suchen Sie die Nachricht von HubSpot und klicken Sie dann auf „Verifizieren“.HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (7)
    • Sobald Ihr Konto verifiziert wurde, erhalten Sie eine Willkommensnachricht von HubSpot in Ihrem Microsoft Teams-Konto, und Sie können die Integration nutzen.HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (8)

Wenn Sie versuchen, Ihren Microsoft Teams-Benutzer mit HubSpot zu verknüpfen, kann der folgende Fehler auftreten:

Beim Aktualisieren des verknüpften Microsoft Teams-Kontos ist ein Fehler aufgetreten.

So können Sie diesen Fehler beheben:

  • Stellen Sie sicher, dass die HubSpot-App in Microsoft Teams nicht blockiert ist.
    • Navigieren Sie zu Ihrem Microsoft Teams Admin Center.
    • Klicken Sie im linken Bereich auf „Team-Apps“ > „Apps verwalten“.
    • Suchen Sie nach „HubSpot“.
    • Prüfen Sie, ob der Status „Zulässig“ lautet.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (9)

    • Navigieren Sie zurück zu Microsoft Teams.
    • Klicken Sie unten links auf „Apps“.
    • Suchen Sie nach HubSpot und klicken Sie auf die App.
    • Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die HubSpot-App manuell zu Ihrem Microsoft Teams-Konto hinzuzufügen.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (10)

Microsoft Teams-Meetings-Links zu Ihren Meetings hinzufügen

Sie können Microsoft Teams-Meeting-Links hinzufügen, wenn Sie ein Meeting im CRM vereinbaren oder das Meeting-Tool verwenden. Besprechungslinks werden in der Standardspracheerstellt , die in Ihrem HubSpot-Konto eingestellt ist.

Bitte beachten: jeder Benutzer muss seinen Microsoft Teams-Benutzer HubSpot zuordnen, um die Meeting-Links-Funktion zu nutzen.Um einen Microsoft Teams-Link zu einem Meeting-Event hinzuzufügen, den Sie von einem Datensatz im CRM aus vereinbaren, navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Datensätzen.Kontakte:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
    Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.Tickets:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.Klicken Sie im linken Bereich auf meetings „Meeting“. Im Fenster, das sich unten auf dem Bildschirm öffnet, können Sie Ihr Meeting einrichten.
  • Klicken Sie auf Standort auswählen > Microsoft Teams.
HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (11)

Sie können auch einen Microsoft Teams-Link auf einer Terminplanungsseite einfügen, die Sie mit dem Meeting-Tool erstellt haben.

Bitte beachten: Es istzwar nicht erforderlich, Ihren Office 365-Kalender mit dem Meeting-Tool zu verknüpfen, aber es wird empfohlen, um sicherzustellen, dass Sie die Integration von Microsoft Teams optimal nutzen können.

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Meeting und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
  • Klicken Sie auf der Seite „Überblick“ auf das Dropdown-Menü „Videokonferenz-Link hinzufügen“ und wählen Sie „Microsoft Teams“ aus.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (12)

  • Klicken Sie auf „Speichern“.

Bitte beachten: Es ist nicht möglich, Meeting-Links zu aktualisieren, sobald ein Microsoft Teams-Link in HubSpot erstellt wurde. Um den Link in HubSpot zu aktualisieren, muss ein neues Meeting erstellt werden.

HubSpot-Aktivitätsbenachrichtigungen in Microsoft Teams erhalten

Sobald Sie die Microsoft Teams-App mit HubSpot verknüpft und Ihr Benutzerkonto verknüpft haben, werden die folgenden HubSpot-Benachrichtigungstypen standardmäßig an den HubSpot-Bot in Microsoft Teams gesendet:

  • Zuweisen
  • Kommentieren
  • Folgen
  • Erwähnung
  • Überfällig
  • Erinnerung
  • Antworten
  • Einsendung
  • Anzeigen (d.h. Dokumentansicht)

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (13)

Hinweis:

  • Nachdem Sie eines Ihrer Teams mit HubSpot verknüpft haben, erhalten alle Benutzer, die Teil des Teams sind, Benachrichtigungen in Microsoft Teams.
  • Die Benachrichtigungen können sich um bis zu 5 Minuten verzögern.

So deaktivieren Sie die Übermittlung aller Benachrichtigungen, eines Benachrichtigungstyps oder von bestimmten Benachrichtigungen an Microsoft Teams:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu„Benachrichtigungen“.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte„Sonstige Apps”.
  • Um alle HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu deaktivieren, klicken Sie auf den Microsoft Teams-Schalter, um ihn zu deaktivieren.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (14)

  • Um bestimmte Benachrichtigungstypen zu deaktivieren, klicken Sie im Abschnitt „Über was Sie benachrichtigt werden“ auf das Benachrichtigungsthema, um es zu erweitern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Benachrichtigungen, die Sie nicht erhalten möchten.

Microsoft Teams Workflow-Aktionen verwenden (nur Professional und Enterprise)

Sobald Sie Microsoft Teams mit HubSpot verknüpft haben, können Sie Microsoft Teams-Kanäle aus unternehmens- oder deal-basierten Workflows in HubSpot erstellen und Benachrichtigungen an Microsoft Teams senden.

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Automatisierung“ > „Workflows“.
  • Klicken Sie auf denNamen Ihres Workflows.
  • Klicken Sie auf das + Plus-Symbol.
  • Wählen Sie im rechten Bereich eine Microsoft Teams-Aktion aus:
    • Um einen Kanal zu erstellen, klicken Sie auf „Microsoft Teams-Kanal erstellen“.
      • Um auszuwählen, an welches Team Sie die Benachrichtigung senden möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Team“.
      • Geben Sie den Namen des Kanals im Feld „Kanal“ ein.
      • Um die Datenschutzeinstellungen für den Kanal auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Datenschutz“.
      • Klicken Sie auf„Speichern“.
HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (15)
    • Um Benachrichtigungen zu senden, klicken Sie auf Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden.
    • Um auszuwählen, an welches Team Sie die Benachrichtigung senden möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Team“.
    • Um auszuwählen, an welchen Kanal die Benachrichtigung gesendet werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Kanal“.
    • Geben Sie die Nachricht im Feld „Nachricht“ ein. Sie können die Nachricht formatieren, indem Sie Sternchen für fetten Text (*fett*), Unterstriche für kursiven Text (_underscore_) und die Eingabetaste für eine neue Zeile verwenden.
    • Klicken Sie auf„Speichern“.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (16)

Die Benachrichtigung wird an den in der Workflow-Aktion angegebenen Microsoft Teams-Kanal gesendet.

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Author: Nicola Considine CPA

Last Updated: 10/14/2022

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Job: Government Technician

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